転職を考えている場合、就職活動を行うことも大切ですが、同時にこれまでお世話になった職場を退職することも考えなければなりません。
退職する理由は人それぞれですが、在職中に転職活動する場合は、円滑に退職できなければ転職先が決まったとしても支障が出てしまいます。
また、これまで築いた人脈などを失わないためにも、退職理由は何であれ円満退職を心がけるようにしてください。
そこで、いつ退職の意思を伝えれば良いのかなど、退職をする際のマナーを紹介します。
退職する意思を伝えるタイミング
既に退職する意思は固まっていたとしても、突然退職届を出したり、他に同僚などがいる前で「辞めさせてください」と切り出すことはマナー違反です。
まずは、直属の上司に個別に時間を取ってもらうようにして、落ちついて静かに話ができる場所で、退職の意思を伝えるようにしましょう。
直属の上司には辞意がしっかり固まった決意として伝えます。あやふやな気持ちで伝えてしまうと、引き留める余地があると判断されてしまい、事態が悪化する可能性もあります。
前向きな退職理由を添えて、決意として伝えることがポイントです。
退職理由は本当のことを言うべきか
直属の上司に口頭で退職の意思を伝えた場合、まずその理由を聞かれることになるでしょう。その時に、職場仲間の悪口や給料への不満などを口にしてしまうと、職場状況を改善するという理由で引き留められる可能性があります。
そうなると退職する理由がなくなってしまうので、あくまでも前向きで個人的な理由である一身上の都合で通したほうが良いと言えます。
家族の病気や介護が退職を希望する理由の場合には、企業によって在宅勤務を可能にしてくれたり、勤務形態を配慮してくれることもあります。
しかし、そのような対応を企業が行うことができないことを知った上で、家族の病気や介護が必要であると嘘の退職理由にしてしまうのはマナー違反です。
例えば、これまで長く勉強を続けてきたことがあるので、実力を試したくなったなど、気持ち良く応援してもらえる理由を伝えたほうが良いでしょう。
「退職届」ではなく「退職願」を提出する理由
直属の上司に退職の意思を伝える時には「退職願」を提出することになります。
「退職届」ではなく「退職願」である意味として、「退職届」は辞めると決定付けたものなので、提出した時点で有効です。
しかし、｢退職願｣はお伺いを立てる意味合いがあり、受理してもらえれば有効となります。そのため、辞意は固まっているにしても、まずは上司に対して相談やお伺いを立てることで、退職願を提出したほうが円満退職に繋がりやすいと言えるでしょう。
退職の意思を伝えることはいつまでに行うべきか
法律上は、退職届を提出して2週間すると退職できます。そのため、退職したい日から逆算して2週間前に退職届を出せば良いということになるでしょう。
しかし、自分が退職した後のことを考えてみてください。後任の人を探すために求人募集をかけ、応募があれば面接、採用ととんとん拍子で進むかもしれません。しかしその後、引き継ぎまで済ませることを考えると、短くても1か月半は掛かります。
退職の意思を伝えた後では働きづらいと思うかもしれませんが、できればある程度は余裕を持って申し出たほうが迷惑は掛かりません。
有給休暇が残っている場合も同じく、有給休暇を取得することは権利ではあるものの、後任の人に引き継ぎを行うことができるスケジュールを立てて取得するようにしてください。
就業規則を確認しておくこと
民法による退職の予告期間については、先に述べたように原則2週間前、月給制など期間で報酬が定められているなら賃金計算期間の前半までに申し出を行うことになっています。
しかし、これ以外に特に定めはありません。そこで確認しておきたいのは企業独自の就業規則です。退職は1か月前までに申し出ることなど、規定があることが多く見られます。
そのため、退職手続きに必要な社内の規定を確認しておいたほうが、後でトラブルにはなりません。
なお、原則2週間前までに申し出るというのは期間の定めがない場合ですので、期間が定められている有期労働契約であれば、原則、期間満了まで退職できないと理解しておきましょう。
周囲に退職することを報告するタイミング
職場を退職することを決めたら、親しい同僚には早めに報告しておきたいと考えてしまうものでしょう。しかし、周囲に報告するのは正式に退職願が受理されてからのほうが良いです。
仮に先に同僚などに報告したことで、上司に退職の意思を伝える前に同僚から話が漏れてしまうことも考えられるからです。
また、企業規模が大きく、社内の全ての人に直接伝えることができない場合などは、お世話になった人に対して退職する1週間から10日前を目安にメールなどで連絡を入れておくようにしましょう。
取引先や顧客などには、挨拶状など書面で挨拶しておくようにしてください。
退職前にはしっかりと業務を引き継ぐこと
これまで働いてお世話になった会社を、自己都合で退職することになったなら、せめてしっかりと業務を後任の人へ引き継ぐことを行いましょう。
実際は企業側が了承すれば引き継ぎを行わなくても退職できますが、引き継ぎをしっかり行って欲しいと伝えられることが多いため、最後の仕事として抜かりなく行うのがマナーです。
引き継ぎにかかる時間や期間は業務内容によりますが、業務サイクルが2週間なら引き継ぎも2週間かかると考えると目安になります。
一度で覚えられないこともあるはずなので、ある程度引き継ぎにも余裕を持って対応するようにしましょう。
引き継ぎノートを作成しておく
自分が退職した後に、何か分からないことや困ったことがあっても後任の人が対応できるように｢引き継ぎノート｣を作成しておくようにしましょう。
特に頻度が少ない業務や、実物が目の前にないものなどの説明は、一度口頭で伝えただけでは覚えられなかったり、十分理解できていないこともあります。
一定期間において、一連の業務を後任の人と一緒に行うことが良いでしょうが、全ての業務が引き継ぎ期間内に行えるとも限りません。
そのため、退職後の問い合わせの連絡をなくすためにも、些細なことや小さな事項もノートに記載して分かるようにしておくと安心です。
退職後の連絡先
退職して新しい職場へと転職することが決まっている場合、転職することで頭がいっぱいになってしまい、1日でも早く転職先で働きたいと考えてしまうかもしれません。
しかし、自分の転職のことばかり考えるのは、これまでお世話になった職場に対するマナー違反であり、あまりに自分本位だと言えます。
後任の人が決まった後にしっかり引き継ぎを行ったつもりでも、後に後任者では分からないことが出てきたり、伝えられていないことが出てくるかもしれません。
そのため、退職した後の連絡先を後任者や関係者に伝えておくようにしましょう。
退職の時は名刺や備品は残すこと
いよいよ退職することになった日には、それまで自分が使用していた備品や資料などは、後任の人が使いやすいように整理しておきます。もしパソコンなど使用していた場合は、必要なデータ以外は消去しておきましょう。
自分の名刺はもちろんのこと、働いている時に取引先や顧客からもらった名刺も会社の財産なので、全て残して去るのがマナーです。